Es ist der 3. des Monats, 17 Uhr. Eine Steuerkanzlei in Augsburg hat noch 40 Lohnabrechnungen offen, zwei Mitarbeiterinnen sind krank, und ein Mandant schickt gerade per WhatsApp ein Foto von einem handschriftlichen Stundenzettel. Genau in solchen Momenten stellt sich die Frage, die viele Geschäftsführer und Personalverantwortliche kennen: Soll man die Lohnabrechnung weiter selbst machen, oder besser machen lassen?
Diese Frage hat keine pauschale Antwort. Sie hängt davon ab, wie viele Mitarbeitende Sie abrechnen, wie komplex Ihre Lohnstruktur ist und wie viel Zeit Ihr Team monatlich verliert. Dieser Hub-Artikel ordnet alle Wege, nennt konkrete Preise pro Mitarbeiter und beschreibt den Ablauf einer sauberen Übergabe. Am Ende wissen Sie, welcher Weg zu Ihrer Situation passt und worauf Sie bei der Auswahl achten müssen.
Was heißt "Lohnabrechnung machen lassen"?
Lohnabrechnung machen lassen bedeutet, dass ein externer Partner die monatliche Entgeltabrechnung für Ihre Mitarbeitenden erstellt, statt dass Sie das selbst im eigenen Haus tun. Der Partner berechnet Brutto und Netto, ermittelt Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge, erstellt die Abrechnungen und übermittelt die gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen an Finanzamt, Krankenkassen und Sozialversicherungsträger.
Wichtig ist die Abgrenzung: Sie geben die Aufgabe ab, aber nicht die Verantwortung. Als Arbeitgeber bleiben Sie rechtlich für die korrekte Abführung der Beiträge zuständig. Das regelt unter anderem die Beitragspflicht des Arbeitgebers nach § 28e SGB IV . Ein guter Dienstleister nimmt Ihnen die Arbeit ab. Die Haftung dafür, dass die Daten stimmen, teilen Sie sich.
Der Begriff "machen lassen" deckt dabei mehrere Modelle ab, vom Steuerberater über das spezialisierte Lohnbüro bis zur softwaregestützten Lösung. Welche Variante sinnvoll ist, klären wir in den nächsten Abschnitten.
Wer darf die Lohnabrechnung machen?
Grundsätzlich darf jeder Arbeitgeber die Lohnabrechnung selbst erstellen. Eine besondere Zulassung ist dafür nicht nötig. Entscheidend ist nur, dass die Abrechnung korrekt ist und alle Pflichtangaben enthält. Die Pflicht, jedem Mitarbeitenden eine nachvollziehbare Abrechnung in Textform auszuhändigen, ergibt sich aus der Pflicht zur Entgeltabrechnung nach § 108 GewO .
Wenn Sie die Aufgabe abgeben wollen, dürfen folgende Stellen gegen Entgelt für Sie abrechnen:
- Steuerberater und Steuerberatungsgesellschaften: Sie dürfen Lohnabrechnung im Rahmen ihrer beruflichen Befugnisse vollständig übernehmen, inklusive der steuerlichen Beratung dazu.
- Lohnbüros und Lohnabrechnungsbüros: Sie dürfen die laufende Lohn- und Gehaltsabrechnung als Hilfeleistung in Lohnsteuersachen erbringen. Steuerliche Beratung im engeren Sinn ist ihnen jedoch nicht erlaubt.
- Rechenzentren und Software-Dienstleister: Sie stellen die technische Abwicklung bereit, oft kombiniert mit einem Lohnbüro im Hintergrund.
Ein Lohnbüro zu eröffnen ist also möglich, ohne Steuerberater zu sein. Die Grenze verläuft bei der steuerlichen Beratung: Sobald es um die Auslegung von Steuerrecht geht, ist der Steuerberater gefragt. Für die reine, laufende Abrechnung reicht ein qualifiziertes Lohnbüro.
Die vier Wege im Vergleich
Wenn Sie Ihre Lohnabrechnung extern erstellen lassen, stehen Ihnen im Kern vier Wege offen. Jeder hat eine eigene Stärke. Die folgende Tabelle ordnet sie nach typischer Eignung. Wer tiefer einsteigen will, findet im Beitrag Optionen im Vergleich und in unserem ausführlichen Anbietervergleich weitere Details.
| Weg | Geeignet für | Typischer Preis pro MA/Monat | Besonderheit |
|-----|--------------|------------------------------|--------------|
| **Steuerberater** | Unter 20 Mitarbeitende, einfache Struktur | 20-35 € | Abrechnung plus steuerliche Beratung aus einer Hand |
| **Lohnbüro** | Standardanforderungen, Kostenfokus | 10-20 € | Spezialisiert auf laufende Abrechnung |
| **Software mit Service** | Wachsende Teams, digitale Prozesse | 15-25 € | Plattform plus Betreuung, Schnittstellen zur HR-Software |
| **Eigene Lohnsoftware** | In-House mit eigenem Personal | 5-15 € | Sie behalten alles selbst in der Hand |
Die Übergänge sind fließend. Viele Kanzleien rechnen mit DATEV ab, viele Lohnbüros nutzen eigene Systeme, und immer mehr Anbieter kombinieren eine moderne Plattform mit persönlicher Betreuung. Entscheidend ist nicht das Etikett, sondern wie sauber die Daten von Ihnen zum Abrechner fließen und wie wenig Rückfragen dabei entstehen.
Was kostet es, die Lohnabrechnung machen zu lassen?
Die Preise hängen von Anbieter, Komplexität und Servicegrad ab. Im Durchschnitt liegt eine einzelne Abrechnung zwischen 10 und 35 Euro pro Mitarbeiter und Monat, der Marktdurchschnitt bewegt sich bei rund 18 bis 25 Euro. Dazu kommt häufig eine einmalige Einrichtungsgebühr von etwa 6 bis 19 Euro pro Mitarbeiter. Diese Größenordnungen decken sich mit den am Markt sichtbaren Preismodellen und passen zum allgemeinen Lohnniveau, das die Verdienststatistik des Statistischen Bundesamts abbildet.
Drei Faktoren treiben den Preis nach oben oder unten:
- Komplexität der Lohnstruktur: Schichtzuschläge, variable Vergütung, betriebliche Altersvorsorge und Sachbezüge erhöhen den Aufwand pro Abrechnung.
- Datenqualität bei der Anlieferung: Wer Daten sauber und vollständig liefert, zahlt weniger. Jede Rückfrage kostet Zeit, und Zeit kostet Geld.
- Servicegrad: Reine Abrechnung ist günstiger. Wer zusätzlich Meldewesen, Bescheinigungen, Self-Service-Portale und persönliche Betreuung will, zahlt mehr, spart aber an anderer Stelle.
Kosten beim Steuerberater
Beim Steuerberater liegen die Kosten meist im oberen Bereich, typischerweise 20 bis 35 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Die Vergütung richtet sich nach der Steuerberater-Vergütungsverordnung (StBVV), die einen Gegenstandswert je Abrechnung zugrunde legt. Dafür erhalten Sie Abrechnung und steuerliche Einordnung aus einer Hand. Welche Posten konkret anfallen, erklärt unser Beitrag zu den Kosten beim Steuerberater im Detail .
Kosten beim Lohnbüro
Spezialisierte Lohnbüros rechnen oft günstiger ab, in der Regel 10 bis 20 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Einige Anbieter werben mit Festpreisen ab unter 10 Euro. Hier zahlen Sie für die reine, laufende Abrechnung, ohne steuerliche Beratung. Wenn Sie ohnehin einen Steuerberater für den Jahresabschluss haben und nur die monatliche Abrechnung abgeben möchten, ist das Lohnbüro oft die wirtschaftlichere Wahl. Eine vollständige detaillierte Kostenaufstellung vergleicht die Modelle nebeneinander.
Ablauf der Übergabe: So läuft es Schritt für Schritt
Eine Lohnabrechnung machen zu lassen ist kein einmaliger Akt, sondern ein wiederkehrender Prozess. Die erste Übergabe braucht etwas Vorlauf, danach läuft es monatlich nach festem Muster ab. Rechnen Sie für den Wechsel zu einem neuen Anbieter mit vier bis sechs Wochen Vorlauf. Den Sonderfall des Anbieterwechsels behandelt unser Beitrag zur Übergabe beim Lohnbüro-Wechsel .
Der typische Ablauf in fünf Schritten:
- Datenübergabe: Sie übergeben Personalstammdaten, Verträge, Steuermerkmale, Sozialversicherungsnummern und die bisherigen Abrechnungsdaten. Bei einem Wechsel mitten im Jahr kommen die kumulierten Jahreswerte dazu.
- Anlage im System: Der Dienstleister legt Ihr Unternehmen und alle Mitarbeitenden an und prüft die Stammdaten auf Vollständigkeit.
- Testlauf: Viele Anbieter rechnen den ersten Monat parallel zur alten Lösung, um Abweichungen zu erkennen, bevor echtes Geld fließt.
- Laufende Abrechnung: Monatlich melden Sie Änderungen wie neue Verträge, Krankmeldungen, Abwesenheiten oder variable Bezüge. Der Abrechner erstellt die Abrechnungen und die Meldungen.
- Meldungen und Archivierung: Beitragsnachweise, Lohnsteueranmeldung und SV-Meldungen gehen fristgerecht raus. Die Unterlagen werden gemäß den Aufbewahrungspflichten nach § 147 AO und den GoBD revisionssicher archiviert.
Der größte Zeitfresser ist nicht die Abrechnung selbst, sondern Schritt 4. Genau hier entscheidet sich, ob "machen lassen" wirklich entlastet oder ob das alte E-Mail-Ping-Pong nur die Adresse wechselt.
Welche Daten und Pflichtangaben Sie liefern müssen
Damit ein Dienstleister korrekt abrechnen kann, braucht er vollständige Daten. Welche Angaben in den Entgeltunterlagen geführt werden müssen, regelt der Pflichtkatalog der Entgeltunterlagen nach § 8 BVV . Dazu gehören unter anderem:
- Name, Geburtsdatum, Anschrift und Beschäftigungsbeginn
- Steueridentifikationsnummer und Steuerklasse
- Sozialversicherungsnummer und Krankenkasse
- Beschäftigungsart, Arbeitszeit und vereinbartes Entgelt
- Angaben zu Zuschlägen, Sachbezügen und betrieblicher Altersvorsorge
Ein Punkt, der oft übersehen wird: Ab 2027 müssen diese Unterlagen elektronisch geführt werden. Das schreiben die elektronischen Entgeltunterlagen nach § 9a BVV vor. Wer heute noch Papierordner führt, sollte den Wechsel zum Dienstleister gleich nutzen, um digital aufzustellen. Mehr dazu lesen Sie in unserem Beitrag zu den elektronischen Entgeltunterlagen ab 2027 .
Wichtig bleibt: Auch wenn Sie abgeben, bleiben Sie als Arbeitgeber verantwortlich. Bei der turnusmäßigen Prüfung schaut die Rentenversicherung genau hin. Grundlage ist die Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV , die in der Regel alle vier Jahre stattfindet. Fehlerhafte oder unvollständige Unterlagen fallen dann auf Sie zurück, nicht auf den Abrechner.
Lohnabrechnung selbst machen oder machen lassen?
Das kommt darauf an, wie viel Zeit Sie investieren und wie sicher Sie im Lohnrecht sind. Selbst machen lohnt sich, wenn Sie wenige Mitarbeitende mit einfacher Struktur haben, eine gute Lohnsoftware nutzen und jemanden im Team haben, der sich auskennt. Sobald die Zahl der Mitarbeitenden steigt, Tarifverträge, Schichtmodelle oder internationale Fälle dazukommen, kippt die Rechnung schnell.
Drei Risiken sprechen gegen das Selbermachen ohne ausreichendes Fachwissen:
- Fehlerquote: Falsche SV-Meldungen oder Steuerklassen führen zu Korrekturen, Nachzahlungen und Ärger mit den Krankenkassen.
- Single Point of Failure: Wenn das Wissen an einer Person hängt und diese ausfällt, steht die Abrechnung still.
- Prüfungsdruck: Bei der Betriebsprüfung müssen alle Unterlagen lückenlos vorliegen. Die Hinweise der Deutschen Rentenversicherung zur Betriebsprüfung zeigen, wie genau geprüft wird.
Viele entscheiden sich für einen Mittelweg: Die eigentliche Abrechnung gibt man ab, aber die Datensammlung und Vorerfassung behält man im Haus und macht sie so effizient wie möglich. Genau an dieser Stelle setzt moderne Software an.
Sonderfall Kleinunternehmen und kleine GmbH
Für ein Kleinunternehmen oder eine kleine GmbH mit wenigen Mitarbeitenden ist die Frage besonders heikel, weil sich der Aufwand auf wenige Köpfe verteilt. Ein einzelner Geschäftsführer einer GmbH muss trotzdem ordnungsgemäß abgerechnet werden, inklusive aller Meldungen. Hier rechnet sich das Abgeben oft schon ab dem ersten Mitarbeitenden, weil die Einarbeitung in die Software und die laufende Pflege mehr Zeit kostet, als die Abrechnung selbst wert ist.
Faustregel: Unter 20 Mitarbeitenden mit einfacher Lohnstruktur ist ein Steuerberater oder ein spezialisiertes Lohnbüro meist die praktischste Lösung. Welche Anbieter sich speziell für kleine Teams eignen, zeigt unser Beitrag zur Lohnabrechnung für Kleinunternehmen . Eine spannende Alternative für Start-ups, die schnell wachsen, beleuchtet der Artikel Lohnabrechnung als Start-up abgeben .
Wie project b. die Vorerfassung verschlankt
Ob Sie beim Steuerberater, beim Lohnbüro oder bei einem Software-Anbieter abrechnen lassen, der größte Aufwand entsteht vorher: beim Sammeln, Prüfen und Strukturieren der Daten. Hier setzt project b. an. project b. ist ein Vorsystem, kein Ersatz für DATEV, Agenda oder SPS. Die Daten fließen zuerst durch project b. und dann sauber in Ihr bestehendes Lohnsystem.
Die KI-Assistentin RITA arbeitet dabei als Co-Pilot. Sie liest eingehende Unterlagen, egal ob E-Mail, PDF, Excel oder Foto eines Stundenzettels, erkennt die lohnrelevanten Informationen und wandelt sie in einheitliche, geprüfte Datensätze um. Die finale Freigabe bleibt immer beim Menschen. RITA macht Vorschläge, der Sachbearbeiter entscheidet. Jede Änderung ist transparent und nachvollziehbar dokumentiert.
Konkret heißt das: Statt einen Personalfragebogen 10 bis 15 Minuten lang abzutippen und in DATEV zu übertragen, kopieren Sie einen Link, der Mandant oder Mitarbeitende füllt die Daten selbst aus, und die geprüften Informationen landen in ein bis zwei Minuten im System. Bestehende Kunden berichten von 30 bis 50 Prozent weniger Aufwand im Gesamtprozess. Ihre DATEV-Anbindung behalten Sie dabei vollständig.
Ergänzend bietet project b. ein Mandanten- und Mitarbeiterportal, automatische Sofortmeldungen, einen EAU-Abruf und offene Formulare ohne Login für Mandanten mit wenig digitaler Erfahrung. Wie das im Zusammenspiel mit DATEV gegen eine reine Software-Lösung abschneidet, lesen Sie im Vergleich Personio gegen Payroll-Dienstleister .
project b. ist ISO 27001:2022 zertifiziert und DSGVO-konform. Hinter dem Team stehen Payroll-Profis mit zusammen 100 Jahren Erfahrung sowie Investoren wie Lakestar und QED Investors. Damit eignet sich project b. besonders für Kanzleien und Lohnbüros, die wachsen wollen, ohne im gleichen Tempo Personal aufzubauen.
Häufige Fragen (FAQ)
Kann man eine Lohnabrechnung selbst machen?
Ja. Jeder Arbeitgeber darf selbst abrechnen, eine besondere Zulassung ist nicht nötig. Voraussetzung ist, dass alle Berechnungen korrekt sind und sämtliche Pflichtangaben enthalten sind. Ab einer gewissen Mitarbeiterzahl oder Komplexität wird es jedoch fehleranfällig und zeitintensiv, sodass sich das Abgeben rechnet.
Was kostet es, die Lohnabrechnung machen zu lassen?
Das kommt darauf an. Im Schnitt zahlen Sie 10 bis 35 Euro pro Mitarbeiter und Monat, oft plus einer einmaligen Einrichtungsgebühr von 6 bis 19 Euro. Steuerberater liegen meist bei 20 bis 35 Euro, spezialisierte Lohnbüros bei 10 bis 20 Euro. Komplexität und Datenqualität beeinflussen den Preis stark.
Muss ich für project b. meine DATEV-Anbindung aufgeben?
Nein. project b. ist ein Vorsystem und kein Ersatz für DATEV. Die Daten werden in project b. gesammelt, geprüft und strukturiert und fließen anschließend sauber in Ihr bestehendes Lohnsystem. Sie behalten Ihre gewohnte DATEV-Umgebung und reduzieren nur den manuellen Aufwand davor.
Den nächsten Schritt gehen
Ob sich das Abgeben für Sie lohnt, hängt von Ihren Zahlen ab. Wenn Sie sehen möchten, wie viel Vorerfassungsaufwand sich mit einem modernen Vorsystem sparen lässt, testen Sie project b. mit echten Daten in einer unverbindlichen Demo. Sie sehen in 30 Minuten, wie RITA Ihre Daten strukturiert und wie die Übergabe ins Lohnsystem funktioniert.
Alle Optionen sind kostenfrei. Kein Abo, keine versteckten Haken. Sie müssen heute nichts entscheiden, sondern bekommen zunächst eine ehrliche Einordnung für Ihre Situation.
